ESRS G1 Business conduct, czyli przedsiębiorstwo jako partner biznesowy

Akronim używany zamiennie z określeniem „zrównoważony rozwój”, czyli „ESG”, odnosi się do angielskich słów Environmental Social Governance. Litera „G” okazała się problematyczna z co najmniej dwóch względów.

Po pierwsze governance w kontekście zrównoważonego rozwoju trudno tłumaczy się na polski. Przyjęło się używać terminu „ład korporacyjny”, co obejmuje tylko część zakresu angielskiego pierwowzoru. Governance odnosi się nie tylko do tego, jak przedsiębiorstwo jest zarządzane, jaka jest jego struktura organizacyjna i jakie są relacje między jego organami, ale także do interakcji przedsiębiorstwa z partnerami biznesowymi, organami państwowymi i całym systemem prawno-politycznym. Po drugie, negocjacje treści CSRD (Dyrektywa 2022/2464) doprowadziły do ograniczenia zakresu, w jakim G ma być przedstawiane w ramach raportów w zakresie zrównoważonego rozwoju. Finalna wersja dyrektywy wymaga ujawnień dotyczących ładu korporacyjnego (rozumianego jako struktura organizacyjna i relacje między organami) „jedynie” przez pryzmat zarządzania aspektami ESG. Stąd początkowe dwa standardy G w ramach ESRS-ów zostały zredukowane do jednego, ESRS G1 Business conduct.

W obecnej strukturze ESRS-ów governance zostało rozdzielone między dwa standardy raportowania: ogólny ESRS 2 General disclosures oraz tematyczny ESRS G1 Business conduct. Umownie można przyjąć, że w konsekwencji governance zostało ujęte osobno w dwóch aspektach: ESRS 2 dotyczy governance w ujęciu wewnętrznym, bliskim polskiemu rozumieniu „ładu korporacyjnego”, czyli odnoszącym się do organów i systemów zarządczych, podczas gdy ESRS G1 pokrywa się z zewnętrznym ujęciem governace i dotyczy z grubsza interakcji z otoczeniem biznesowym.

Angielski tytuł standardu ESRS G1 może się wielu osobom kojarzyć ze stosowanymi w przedsiębiorstwach kodeksami postępowań, znanymi jako Code of Conduct. Praktyka rynkowa wskazuje na bardzo różnorodne rozumienie tego określenia, obejmujące relacje z dostawcami, zapobieganie korupcji, relacje między pracownikami czy zakazy dyskryminacji. Alternatywnie funkcjonujące określenie Kodeks Etyki dodatkowo rozszerza zakres znaczeniowy o aspekt aksjologii. Standard ESRS G1 zawęża to podejście, częściowo dlatego, że niektóre tych aspektów ujęte są w innych standardach (np. obowiązek równego traktowania i relacje między pracownikami w ESRS S1). Dotyczy on obszarów: etyki biznesowej i kultury korporacyjnej, zarządzania relacjami z dostawcami oraz wywierania politycznego wpływu przez przedsiębiorstwo.

Jak używać ESRS-ów?

Należy pamiętać, że ogólnie standard raportowania ma pomóc w analizie podwójnej istotności, czyli identyfikacji istotnych dla przedsiębiorstwa obszarów ryzyk, szans i wpływów (przy czym należy pamiętać, że standardy trzeba czytać razem ze słowniczkiem definicji, które w standardach są pogrubione.) Jeśli dany aspekt, opisany w standardzie, jest istotny dla przedsiębiorstwa, wówczas na podstawie standardu można przygotować ujawnienia. Nie wszystkie elementy odnoszące się w standardzie do danego aspektu muszą się znaleźć w raporcie – przedsiębiorca może co do zasady wybrać te, które w adekwatny sposób odnoszą się do jego sytuacji. W takim wypadku nadal jednak należy stosować się do definicji i wzorów, żeby zapewnić zrozumiałość oraz porównywalność raportów różnych przedsiębiorstw.

Ponadto przedsiębiorstwo musi mieć na uwadze, że standard nie musi wyczerpywać zagadnienia. Sporządzający raporty są zobowiązani do zawarcia w nich także ujawnień, które są specyficzne dla przedsiębiorstwa np. ze względu na sektor działalności lub lokalizację. W odniesieniu do obszaru ładu korporacyjnego takim tematem może być zagadnienie uczciwej konkurencji, które początkowo było ujęte w konsultowanym projekcie ESRS G2 EFRAGu.

Przedsiębiorca powinien rozważyć, czy w ramach danego zagadnienia w jego grupie kapitałowej, objętej raportowaniem, występują szczególne odmienności. Mogą one wynikać np. ze specyfiki określonego rynku czy lokalnych przepisów prawa. W celu zwiększenia przydatności raportu takie odmienności powinny być omówione z przedstawieniem określonych ujawnień jakościowych lub ilościowych.

Na marginesie trzeba przypomnieć, że CSRD i ESRS-y nie nakładają obowiązku określonego działania, ale zobowiązują „tylko” do ujawnień określonych kwestii. Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo nie ma ustanowionych określonych polityk lub wdrożonych systemów, musi ujawnić ten brak, ale nie jest zobowiązane do ustanowienia polityki lub wdrożenia systemu.

ESRS G1 – podstawowe ujawnienia

Standard ESRS G1 powtarza typową strukturę pozostałych ESRS-ów. Składa się z dwóch części, gdzie pierwsza zawiera wyliczenie poszczególnych ujawnień, a druga – tzw. application requirements (AR), czyli dodatkowe informacje wspierające tworzenie poszczególnych ujawnień. Ujawnienia są podzielone na 3 kategorie: Governance (aspekty związane z wewnętrznym ładem korporacyjnym), Impact, risk and opportunity management (aspekty związane z identyfikacją i zarządzaniem ryzykami, szansami i wpływami) oraz Metrics and targets (wskaźniki związane z obszarem objętym przez ESRS G1).

Na początku części Governance znajduje się pouczenie, by wymogi ujawnieniowe były brane pod uwagę razem z ujawnieniami z ESRS 2 (Governance [GOV], Strategy [SBM] and Management of impacts, risks and opportunities [IRO]). Powodem tego jest trudna do określenia granica między zakresem ujawnień odnoszących się od zarządzania obszarem ESG w ogóle (ESRS 2) a rolą organów i ich kompetencjami odnośnie do postępowania w biznesie, które należy ujawnić w tej sekcji.

Podobnie można spojrzeć na kolejny wymóg ujawnieniowy, pierwszy w części dotyczącej Impact, risk and opportunity management. Odnosi się on do procesu identyfikacji ryzyk, szans i wpływów oraz używanych w nim kryteriów i wiąże z ujawnieniami z ESRS 2 (Management of impacts, risks and opportunities [IRO]). To ujawnienie, w drodze wyjątku, jest zawsze obowiązkowe, niezależnie do wyniku analizy podwójnej istotności.

ESRS G1 – ujawnienia szczególne

W ramach ujawnień szczegółowych przedsiębiorca będzie miał obowiązek (nie można z tego zrezygnować) ujawnić informacje o politykach dla aspektów G, które uznał za istotne z perspektywy ryzyk, szans i wpływów. Obejmie to następujące informacje: zakres, cele, najwyższa ranga osoba odpowiedzialna za wdrożenie polityki, ewentualne odniesienie do standardów lub inicjatyw, ewentualne odniesienie do uwzględniania interesów interesariuszy, informacje o udostepnienie polityki określonym grupom.

Pierwszy z właściwych dla ESRS G1 wymogów ujawnieniowych prawdopodobnie wywoła sporo konsternacji. DR G1-1 odnosi się do kultury korporacyjnej oraz polityk dotyczących kultury korporacyjnej i postepowania w biznesie. W słowniczku mamy wytłumaczenie, że kultura korporacyjna: „wyraża cele poprzez wartości i przekonania. Kieruje działaniami przedsiębiorstwa za pomocą wspólnych założeń i norm grupowych, takich jak wartości lub deklaracje misji, lub kodeks postępowania”. Przedsiębiorstwo powinno ujawnić, jak ustanawia, rozwija, promuje i ocenia swoją kulturę korporacyjną, ze szczególnym uwzględnianiem roli organów.

W ramach G1-1 należy ujawnić procedury związane ze zgłaszaniem spraw przez sygnalistów, brak polityki przeciwdziałania korupcji i przekupstwu zgodnej z Konwencją Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji, sposoby ochrony sygnalistów, brak polityki ochrony sygnalistów, innych niż dla sygnalistów procedury badania naruszeń zasad postępowania w biznesie, informacje o polityce szkoleń dotyczących postępowania w biznesie i realizacji tej polityki, oraz funkcje najbardziej narażone na korupcję. Stosownie do działalności przedsiębiorcy ujawnienie powinno objąć informacje o posiadaniu polityki dotyczącej dobrostanu zwierząt. Informacje o braku stosownej polityki przeciwdziałania korupcji i przekupstwu oraz braku polityki ochrony sygnalistów są danymi, które inwestorzy instytucjonalni mogą raportować w związku z SFDR (Rozporządzenie 2019/2088).

Mimo że część tych zagadnień jest wprost regulowana przez prawo unijne (czekająca na implementacje w Polsce dyrektywa 2019/1937 o sygnalistach), to należy wziąć pod uwagę, że raportowaniem objęte są podmioty, które mogą prowadzić działalność poza UE, gdzie analogicznych przepisów może nie być.

Wymóg ujawnieniowy G1-2 odnosi się do relacji z dostawcami. Przedsiębiorca ma przedstawić swoje podejście do relacji z dostawcami z uwzględnieniem ryzyk ze strony dostawców i wpływu przedsiębiorstwa na aspekty zrównoważonego rozwoju. Przykładowo, przedsiębiorca może wskazać na procedury związane z analizą potencjalnych kontrahentów w celu uniknięcia ryzyka reputacyjnego i pośredniego przykładania się do niszczenia środowiska czy ryzyka niskiej jakości produktów. Co do wpływu, przedsiębiorca może wskazać, że w szczególności preferuje dostawców lokalnych w celu zmniejszenia emisji gazów cieplarnianych i wspierania lokalnej społeczności.

W tym kontekście w standardzie padają pytania o zarządzanie procesami zaopatrzenia z uwzględnieniem uczciwego zachowania wobec dostawców i czy w ramach wyboru dostawców brane są pod uwagę kryteria społeczne lub środowiskowe. Odrębnie standard wskazuje na politykę zapobiegania opóźnień w płatnościach do kontrahentów, ze szczególnym uwzględnieniem MŚP, co stanowi łącznik z wymogiem ujawnieniowym G1-6. Sekcja AR zawiera dodatkowe przykłady zagadnień, które mogą być ujawnione w tym kontekście, przykładowo – organizowanie szkoleń dla siły roboczej dostawców czy uwzględnianie certyfikacji.

Wymóg ujawnieniowy G1-3 z kolei nie powinien nastręczać większych trudności, gdyż odnosi się do tematu przeciwdziałania korupcji i przekupstwu, które w większości przedsiębiorstw jest realizowane. Tu standard wskazuje na ujawnienia dotyczące stosownych procedur, w tym zapobiegania, wykrywania i reagowanie na zarzuty i przypadki korupcji i przekupstwa. Padają pytania o osoby prowadzące dochodzenie oraz o raportowanie wyników dochodzenia do organów spółki. Obok procedur poruszany jest wątek informowania o politykach przeciwdziałania korupcji i przekupstwu, w tym informowania dostawców, oraz o szkoleniach w tym obszarze adresowanych do własnej siły roboczej. Informacje o szkoleniach powinny być szczegółowe, by umożliwić czytelni(cz)kom raportu zrozumienie zakresu szkoleń oraz osób nimi objętych. Sekcja AR zawiera przykładowe tabele, służące do ujawnienia informacji o szkoleniach.

ESRS G1 – wskaźniki i cele

Przedsiębiorca powinien ujawnić te wskaźniki, których używa do monitorowania istotnych ryzyk, szans i wpływów. W porównaniu z innymi standardami ESRS G1 nie ma rozbudowanej części wskaźnikowej, a odniesień do celów w standardzie ESRS G1 praktycznie brak. Co nie oznacza, że przedsiębiorstwa nie będą miały problemu z zebraniem danych do pierwszych raportów. Duża część trudności będzie wynikała ze stosowania definicji i wyjaśnień, zawartych w ESRS-ach, dość szeroko ujmujących niektóre zagadnienia. Dlatego zalecana jest szczególna uwaga przy interpretacji tych wymogów ujawnieniowych.

Wskaźniki zawarte w wymogu ujawnieniowym G1-4 dotyczą przypadków korupcji i przekupstwa. Odnoszą się one do tych sytuacji, gdzie przypadek korupcji lub przekupstwa został potwierdzony przez Compliance Officera lub organ państwowy (w tym sąd), a postępowanie zakończyło się w okresie objętym raportem. Należy przy tym zauważyć, że „korupcja” i „przekupstwo” są terminami zdefiniowanymi w ESRS-ach i należy je rozumieć zgodnie z tymi definicjami, a nie odwołując się do przepisów prawa. Szczególnie w przypadku grup kapitałowych z zakładami w wielu jurysdykcjach takie jednolite definicje mogą pomóc przełamać lokalne różnice w systemach prawnych. Zarazem może się okazać, że w danym kraju „korupcja” czy „przekupstwo”, rozumiane zgodnie z ESRS-ami, mogą wypełniać przesłanki kilku lub większej liczby przestępstw albo, wręcz przeciwnie, nie być w ogóle karane.

W przypadku raportowania obszaru przeciwdziałania korupcji i przekupstwu jako istotnego, przedsiębiorca ma obowiązek uwzględnić 2 wskaźniki (liczba skazań / nałożonych grzywien i suma grzywien oraz działania podjęte w związku z naruszeniem procedur i standardów przeciwdziałania korupcji i przekupstwu), które inwestorzy instytucjonalni mogą raportować w związku z SFDR (Rozporządzenie 2019/2088). Dodatkowo przedsiębiorcy mogą wybrać spośród innych wskaźników, w tym odnoszących się do postępowań dyscyplinarnych wobec pracowników czy przypadków zerwania relacji biznesowych z kontrahentami z powodu korupcji lub przekupstwa.

Z kolei wymóg ujawnieniowy G1-5, dotyczący wskaźników związanych z działalnością lobbingową i wywieraniem politycznego wpływu, dla wielu przedsiębiorców może okazać się trudny do realizacji. Trudność ta nie będzie wynikać z nieetycznych zachowań, a raczej z trudności interpretacyjnych. Przykład ujawnień, zawarty w części AR, tylko w niewielkim zakresie pomoże rozwiać wątpliwości.

Pierwsza trudność będzie wiązała się z szeroką definicją działalności lobbingowej, która obejmuje m.in. udział w spotkaniach i konsultacjach, organizowanie kampanii perswazyjnych czy zlecanie badań. Przedsiębiorstwo powinno wskazać, czy w organizacji są sposoby sprawujące nadzór nad tym obszarem aktywności. Druga trudność może wiązać się z koniecznością ujawnienia środków finansowych i rzeczowych przekazanych bezpośrednio i pośrednio na wsparcie partii lub polityków. Wyjaśnienia zawarte w AR z pewnością wywołają ból głowy w dziale księgowości, który będzie próbował zebrać niezbędne dane finansowe. Problemy wizerunkowe z kolei mogą wiązać się z obowiązkiem ujawnienia stanowisk przedsiębiorstwa, których dotyczy lobbing, oraz wskazania, jak wiążą się one ze zidentyfikowanymi istotnymi ryzykami, szansami i wpływami oraz w jakim zakresie są zgodne z publicznymi wypowiedziami przedsiębiorstwa o swoich istotnych ryzykach szansach i wpływach. Może to być problematyczne szczególnie dla przedsiębiorstw, które publicznie popierają walkę z ocieplaniem klimatu, a w ramach działalności lobbingowej starają się o lepsze warunki działalności dla branży wydobycia paliw kopalnych.

Oprócz tego przedsiębiorca musi ujawnić, czy jest ujęty w unijnym rejestrze lobbystów (EU Transparency Register) lub analogicznym rejestrze w innym kraju unijnym oraz czy w danym okresie raportowym powołano do organów spółki osobę, która w 2 poprzednich latach zajmowała analogiczne stanowisko w organach administracji publicznej (w tym regulatorach).

W ramach wskaźnika ujętego w wymogu ujawnieniowym G1-6, przedsiębiorstwo powinno pokazać swoje praktyki w zakresie płatności na rzecz kontrahentów, ze szczególnym uwzględnieniem MŚP. Można potraktować to jako weryfikację deklaracji zawartych w ujawnieniach do G1-2. Ujawnienia w G1-6 mają dotyczyć m.in. standardowych warunków płatności do różnych typów dostawców, średniej liczby dni dokonania płatności po upływie terminu płatności czy liczby postępowań prawnych za opóźnienia w płatnościach. Na obszarze UE zagadnienia te są częściowo regulowane przez dyrektywę 2011/7 w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych, implementowaną w Polsce ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Szczególne wyróżnienie MŚP w wymogu ujawnieniowym G1-6 ma na celu wykazanie, czy przedsiębiorca nadużywa swojej pozycji w relacjach z mniejszymi podmiotami lub uwzględnia szczególnie wrażliwą sytuację finansową MŚP.

Powiazania z innymi regulacjami

ESRS są powiązane z innymi regulacjami. Przy omawianiu standardu ESRS G1 wskazałem już na kilka danych, które inwestorzy instytucjonalni mogą zbierać, by zgodnie z SFDR liczyć wskaźniki głównych niekorzystnych skutków swoich decyzji inwestycyjnych na czynniki zrównoważonego rozwoju. Ponadto informacje ujawnianie w obszarze governance mogą służyć do weryfikacji oświadczeń przedsiębiorców w odniesieniu do minimalnych gwarancji taksonomicznych, odnoszących się m.in. do Wytycznych OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych czy Wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka, co obejmuje m.in. zagadnienia przeciwdziałania korupcji i przekupstwu czy ochrony sygnalistów. W przyszłości obszar ładu korporacyjnego będzie miał szczególne znaczenie przy przestrzeganiu przepisów dyrektywy w sprawie należytej staranności przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSDDD).